E-mail like a boss - del 3
tirsdag d. 30. juni 2020
Her kommer tredje og sidste del af E-mail like a boss med tre konkrete tips. Du finder del 1 og 2 i oversigten over blogindlæg.
Situation 5: Du vil gerne udstråle, at du ved, hvad du laver. At du er kompetent og derfor kan tage stilling til, hvad der er bedst at gøre i en situation.
Når du bruger tvivlende ord som ”tror”, ”måske” og ”kunne”, så udstråler du en usikkerhed om, hvad der er bedst at gøre.
Du læser det selv som en høflig måde at foreslå en fremgangsmåde på. Men du udstråler i virkeligheden, at du er i tvivl om, det rent faktisk er det bedste at gøre.
Hvis du ved, hvad du taler om og har grundlag for at træffe en beslutning, så prøv med nederste sætning i stedet for. Her tager du ejerskab over situationen og viser, at du godt ved, hvad der er den bedste fremgangsmåde. Hvis modtageren mener noget andet, skal vedkommende nok skrive ”det er jeg ikke helt enig i, det er nok bedre med …”.
Det er okay at udtrykke din mening om, hvad der vil være det bedste at gøre.
Situation 6: Du skal skrive eller svare på en mail, men uanset hvordan du formulerer det, så virker det bare ikke rigtigt. Måske er opgaven du skriver om kompleks, eller måske er det et følsomt emne. Du er i tvivl om din e-mail vil blive forstået korrekt.
I stedet for at bruge en halv time på at få formuleret dig helt rigtigt, så din e-mail slet ikke kan misforstås, så spørg i stedet om I kan ringe sammen. Ofte er det meget nemmere lige at vende det i telefonen end at sende 13 e-mails frem og tilbage. Det sparer både tid, misforståelser og frustrationer.
Situation 7: Du har skrevet noget, der godt kan være lidt indviklet.
I første sætning sætter du spørgsmålstegn ved din egen indsats og tekst. På måde taler du dig selv lidt ned og siger ”jeg håber, det jeg har skrevet, er ok”. Hvor du med den anden sætning åbner op for eventuelle spørgsmål. I den sætning er du meget mere i kontrol og virker kompetent, idet du også er klar på at svare på spørgsmål.
Jeg er tit kommet til at skrive ”giver det mening?”, og næsten hver gang giver det mening. Så jeg øver mig i at skrive ”sig til, hvis du har nogen spørgsmål.”.
Det var tredje og sidste del af blog-serien E-mail like a boss. Jeg håber, du er blevet en lille smule klogere på det at sende e-mails. Det er i hvert fald nogle råd og taktikker, som jeg selv har haft meget glæde af.
Vil du ikke gå glip af nye spændende blogindlæg, så følg med på Facebook. Her finder du også andre gode tips og tricks til din kommunikation og markedsføring.
Blogindlægget er inspireret af original illustration af @danidonovan.
