E-mail like a boss - del 2
onsdag d. 27. maj 2020
Så er jeg tilbage med flere konkrete fifs til at blive bedre
til at skrive arbejdsrelaterede arbejdsmail. Har du ikke læst del 1, så finder du den lige her.
Vi kan som sagt komme til at underminere os selv, i et forsøg på at være meget imødekommende, men det er muligt at tage kontrollen og være høflig på samme tid.
Lad os tage et par eksempler.
Situation 3: Min tid er også vigtig
Du kender det helt sikkert godt. Du skal lave en aftale med en kunde eller en anden arbejdsrelateret person, og vil gerne være så imødekommende som muligt. Derfor spørger du, hvornår det passer ind i deres kalender (så kan du jo altid se, om det også passer med din kalender bagefter).
Men hvad gør du så, når vedkommende foreslår et tidspunkt, der slet ikke kan lade sig gøre med din kalender? Så må du skrive tilbage, at det kan du ikke, og så skal I finde et nyt tidspunkt, hvor I begge to kan og så videre.
I stedet kan du bare lægge ud med et tidspunkt, som du ved passer godt for dig. Og selvfølgelig spørge, om det også vil passe modtageren af e-mailen (du skal ikke begynde at diktere tidspunktet, det er i hvert fald ikke høfligt). ”Vil torsdag kl. 9.30 passe dig?” er en meget høflig mail, men den er stadig på dine præmisser.
Og hvis du mangler flere argumenter for, hvorfor det er en god idé at tage udgangspunkt i din egen kalender først, så kommer lige et helt praktisk og logistisk argument. I er to mennesker, der skal finde et fælles tidspunkt. Du vil under alle omstændigheder skulle finde et tidspunkt, der passer dig, så hvorfor ikke bare starte dér?
Som med alle de situationer jeg nævner, er det jo blot et eksempel, og der vil altid være situationer, hvor en anden tilgang vil være mere fordelagtig. Måske er min kalender helt tom og jeg skal interview Mads Mikkelsen. Så kan det godt være jeg starter med at spørge, hvornår det passer godt for ham – lige der er jeg faktisk utrolig fleksibel.
Situation 4: Du har lavet en større eller mindre opgave for nogen, der skriver tilbage og takker dig for dit arbejde.
Når du skriver ”det var så lidt”, så siger du faktisk, at det du gjorde, var en lille ting. Det var da ikke noget.
Men uanset om du faktisk har brugt kræfter og evner på det, så har du brugt din tid på det. Og din tid er også vigtig.
Hvis folk tager sig tid til at takke dig, så er det fordi, du hjulpet dem med noget, der har givet dem nok værdi til at takke.
Så du behøver ikke at trække din egen indsats ned med et ”det var så lidt”. I stedet kan du skrive ”jeg er glad for at kunne hjælpe”.
For modtageren vil de to ting næsten betyde det samme, men i det første tilfælde negligerer du din egen indsats, hvor du i det sidste tilfælde tager ejerskab over din indsats.
Næste gang du skriver e-mails, kan du måske stoppe og huske på, at din tid også er vigtig.
E-mail like a boss vender tilbage i 3. og sidste del med flere konkrete skrivetips.
Vil du ikke gå glip af næste del af E-mail like a boss, så følg med på Facebook. Her finder du også andre gode tips og tricks til din kommunikation og markedsføring.
Blogindlægget er inspireret af original illustration af @danidonovan.