E-mail like a boss - del 1
Fredag d. 15. maj 2020
Når du skriver e-mails i professionelle sammenhænge, vil du gerne virke venlig og imødekommende. Men mange (og især kvinder, mig selv inkluderet) kan uden at ville det, komme til at virke mindre professionelle, simpelthen fordi vi med vores høflighed kommer til at underminere os selv.
Siger jeg så, at vi skal være uhøflige? Overhovedet ikke. Slet ikke. Der er da ikke noget mere frustrerende end uhøflige mennesker. Men det er faktisk muligt både at være høflig og tage den professionelle kontrol, når du skriver e-mails. I virkeligheden handler det om, at du værdsætter dine evner og din tid.
Hvordan gør man så det? Her kommer nogle helt konkrete eksempler!
Situation 1: Jeg har lavet en mindre fejl
Du har overset en mindre svipser, der ikke betyder det helt store for hverken dig eller den, du skriver med. Fejlen kan hurtigt rettes.
Når du undskylder og taler ned om dine egne evner, signalerer du, at du egentlig ikke er særlig kompetent. Men det er du! For vi kan alle lave en fejl en gang imellem. Prøv i stedet at takke afsenderen, for at have spottet fejlen for dig. På den måde roser du både afsenderen og tager ansvar for fejlen, ved at rette den med det samme.
Det her tip var særligt vigtigt for mig, da jeg har en tendens til at undskylde for alting. Selvfølgelig skal vi kunne undskylde, hvis vi laver en stor fejl, men vi kan alle sammen komme til at lave en hurtig svipser. Så lad os ikke gøre det værre end det er. Tak, rettet, videre.
Situation 2: Noget har taget længere tid end du havde forudset, men det er ikke et problem for hverken dig eller den du skriver med.
Igen er vi ude i undskyldningerne. Gem dem til de virkelig fejl, dem der er vigtige for dig eller den du skriver med. Igen takker du den anden og undgår at tale dig selv ned. Win-win!
Rådene er super nyttige, men virker selvfølgelig ikke i alle situationer (det er derfor vi har den fine ting, vi kalder situationsfornemmelse). Det er vigtigt for mig at pointere, at man selvfølgelig skal kunne indrømme, hvis man har lavet en fejl og at man gerne må undskylde – hvis det er passende i situationen og størrelsesforholdet. Og så kommer det selvfølgelig også an på relationen mellem dig og den du skriver med.
Næste gang du skal til at skrive undskyld i en e-mail, så stop op og spørg dig selv, om det er en lille eller stor ting. Om du faktisk bare skal sige tak og rette det?
E-mail like a boss fortsætter i del 2 med flere konkrete skrivetips.
Vil du ikke gå glip af andre gode tips og tricks til din kommunikation og markedsføring, så følg med på Facebook.
Blogindlægget er inspireret af original illustration af @danidonovan.
